Vocean News

A propos de l’organisation :

Trafikverket est l’une des plus grandes autorités suédoises et est responsable de la planification globale à long terme des infrastructures du trafic routier, du trafic ferroviaire, du transport maritime et de l’aviation. L’organisation accorde une grande importance à la création d’un environnement de travail durable et sain pour ses employés.

TRV Workplace est un événement récurrent qui réunit les directeurs régionaux responsables des locaux de Trafikverket et de l’approvisionnement local. La dernière réunion comprenait deux ateliers axés sur la conception des futurs lieux de travail. Pour faciliter et rationaliser le travail, ils ont choisi de tester la plateforme Vocean.

“Pour maximiser le temps consacré à l’atelier et garantir une discussion productive, nous avons essayé de recueillir à l’avance les pensées et les idées des participants par l’intermédiaire de Vocean. Cela nous a permis de gagner du temps et de créer une valeur ajoutée significative, et nous avons pu développer et prioriser les domaines clés sur lesquels nous devions travailler”.

Bo Johansson,

Workplace Strategist,
Trafikverket

Objectif/défi

Le défi consistait à ne disposer que d’une demi-journée pour couvrir plusieurs domaines importants, ce qui nécessitait de rationaliser le temps afin de créer autant de valeur que possible dans les discussions, tout en donnant la priorité aux domaines clés.

Solution:

Trafikverket a choisi de rationaliser le temps de l’atelier en préparant et en recueillant à l’avance les idées et les réflexions des participants à l’aide de Vocean. De cette manière, les discussions pouvaient commencer directement sur la base du matériel collecté, ce qui permettait de consacrer plus de temps à la création de valeur sur le sujet lui-même. La plateforme offrait un soutien au processus de génération d’idées, de co-création, d’enrichissement des idées et de consensus par le biais de la hiérarchisation des contributions importantes. Cela a permis de mener des discussions efficaces et de gagner du temps en explorant de nouvelles perspectives et solutions.

Mise en œuvre :

Deux semaines avant les ateliers, 149 contributions ont été recueillies auprès de 11 participants sur des sujets tels que la conception future des lieux de travail pour les employés de Trafikverket, le rôle du bureau, l’impact du travail à distance sur les lieux de travail et la manière d’être un employeur attrayant pour les générations futures et les nouveaux employés. En donnant aux participants la possibilité de soumettre leurs pensées et leurs idées à l’avance, ils ont eu le temps de réfléchir et de contribuer au moment qui leur convenait le mieux. Les ateliers ont commencé par une compilation inspirante des contributions recueillies pour chaque question, qui a déclenché les discussions. En ajoutant et en clarifiant facilement les pensées et les idées sur la plateforme, les résultats de la collaboration ont pu être visualisés en temps réel.

À la fin de chaque discussion de groupe, les participants ont utilisé leur téléphone portable pour “aimer” les contributions qu’ils considéraient comme les plus importantes et sur lesquelles il fallait se concentrer à l’avenir. Les résultats ont été présentés directement sur le grand écran sous forme de nuages de mots et de listes des domaines les plus prioritaires, le processus de vote étant visible en temps réel. Au total, les participants ont donné 255 “j’aime” tout au long des ateliers. L’approche innovante de Trafikverket est inspirante car elle a osé sortir des sentiers battus et explorer de nouvelles méthodes de conception d’ateliers. En testant la plateforme Vocean, ils ont ouvert la voie à une expérience d’atelier engageante et enrichissante pour tous les participants, tout en rationalisant l’utilisation du temps et en augmentant la valeur des discussions pour atteindre les objectifs des ateliers.

Avantages :

1. Lorsque les ateliers ont commencé, un total de 149 pensées et idées avaient déjà été recueillies pour les onze questions. Cela a permis de créer une base solide sur laquelle s’appuyer et d’accroître l’engagement dès le début.
2. Les participants pouvaient immédiatement s’engager dans la co-création et l’enrichissement des contributions collectées au cours des discussions de groupe. Cela a permis un processus interactif et dynamique où de nouvelles pensées et idées ont pu être apportées et développées.
3. En utilisant la plateforme Vocean, les contributions ont pu être classées par ordre de priorité grâce à un total de 255 “likes” donnés par les participants tout au long de l’atelier. Cette méthode transparente et inclusive a permis de déterminer les domaines sur lesquels il fallait se concentrer à l’avenir.
4. Les ateliers ont été facilement résumés grâce à un rapport généré par l’IA qui compile les résultats et présente les conclusions pour chaque question et pour l’ensemble de l’atelier.

En résumé :

Défis:

• Difficulté d’extraire une valeur significative des ateliers dans des délais serrés
• Processus de synthèse et de compilation des résultats qui prend du temps

Avantages :

• Collecte aisée des réflexions et des idées des participants avant l’atelier pour permettre un démarrage rapide et un enrichissement des contributions sur place.
• Suivi en temps réel des résultats et des priorités, ainsi que compilation rapide générée par l’IA à la fin de l’atelier.